Algemene Voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Dienst: het online platform Workvibez.nl, inclusief alle bijbehorende functionaliteiten, applicaties en diensten.
2. Gebruiker: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een Account aanmaakt en/of gebruik maakt van de Dienst, waaronder zowel Werkgevers als Werknemers.
3. Werkgever: de rechtspersoon of natuurlijke persoon die een organisatieaccount aanmaakt om geanonimiseerde teaminzichten te verkrijgen en te voldoen aan de verplichtingen uit de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet).
4. Werknemer: de natuurlijke persoon die de Dienst gebruikt voor het bijhouden van persoonlijk welzijn middels dagelijkse check-ins.
5. Account: de persoonlijke toegang tot de Dienst, beveiligd met e-mailadres en wachtwoord.
6. Persoonsgegevens: alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals bedoeld in artikel 4 lid 1 van de AVG.
7. Gezondheidsgegevens: persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of psychische gezondheid van een natuurlijke persoon, als bedoeld in artikel 4 lid 15 en artikel 9 van de AVG. Hieronder vallen onder meer stemmingsscores, energieniveaus, werkdruk, slaapkwaliteit, slaapuren en stressoren.
8. AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).
9. Arbowet: de Arbeidsomstandighedenwet, met name de bepalingen inzake de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) en psychosociale arbeidsbelasting (PSA).
10. RI&E: Risico-Inventarisatie en -Evaluatie als bedoeld in artikel 5 van de Arbowet.
11. AI-analyse: de door kunstmatige intelligentie gegenereerde trendanalyses, risicoscores en aanbevelingen binnen de Dienst.
12. Magic Link: een eenmalige, tijdgebonden verificatielink die per e-mail aan de Gebruiker wordt verstuurd als alternatieve authenticatiemethode, waarmee de Gebruiker kan inloggen zonder wachtwoord.
13. Slack-integratie: de optionele koppeling tussen de Dienst en het platform Slack (Salesforce Inc.), waarmee functionele herinneringsberichten en geanonimiseerde teamnotificaties worden verstuurd naar een Slack-kanaal van de organisatie.
14. Microsoft Teams-integratie: de optionele koppeling tussen de Dienst en het platform Microsoft Teams (Microsoft Corporation), waarmee functionele herinneringsberichten en geanonimiseerde teamnotificaties worden verstuurd naar een Teams-kanaal van de organisatie.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van de Dienst, alsmede op alle overeenkomsten die tussen Workvibez en de Gebruiker tot stand komen.
2. Door het aanmaken van een Account of het anderszins gebruik maken van de Dienst, verklaart de Gebruiker kennis te hebben genomen van deze Algemene Voorwaarden en hiermee akkoord te gaan.
3. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen tussen Workvibez en de Gebruiker.
4. Workvibez verwerpt uitdrukkelijk de toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker.

Artikel 3 – Beschrijving van de Dienst

1. Workvibez is een AI-gedreven platform voor burnoutpreventie, specifiek ontwikkeld voor de Nederlandse arbeidsmarkt. De Dienst biedt onder meer de volgende functionaliteiten:
   • Dagelijkse check-ins voor Werknemers op het gebied van stemming, energie, werkdruk en slaap.
   • Geanonimiseerde teamanalyses en dashboards voor Werkgevers.
   • AI-gegenereerde trendanalyses, risicoscores en gepersonaliseerde aanbevelingen.
   • RI&E-rapportages conform de Arbowet ten behoeve van de inventarisatie van psychosociale arbeidsbelasting.
   • Magic Link authenticatie voor veilig wachtwoordloos inloggen (Starter en hoger).
   • Optionele Slack- en Microsoft Teams-integraties voor check-in herinneringen en geanonimiseerde teamnotificaties (Professional en hoger).
2. Gezondheidsgegevens van individuele Werknemers zijn te allen tijde uitsluitend zichtbaar voor de betreffende Werknemer zelf. Werkgevers ontvangen uitsluitend geanonimiseerde en geaggregeerde data op teamniveau. Individuele gezondheidsgegevens worden nimmer op individueel niveau gedeeld met de Werkgever.
3. De AI-analyses en aanbevelingen hebben een ondersteunend karakter en vormen geen vervanging voor professioneel arbo-advies of medisch advies.

Artikel 4 – Accountregistratie en Beveiliging

1. Om gebruik te maken van de Dienst dient de Gebruiker een Account aan te maken. Hierbij wordt het opgegeven e-mailadres geverifieerd middels een bevestigingslink.
2. De Gebruiker kan inloggen via een wachtwoord of, indien beschikbaar binnen het abonnement, via een Magic Link. Het wachtwoord dient te voldoen aan de volgende eisen: minimaal 12 tekens, ten minste één hoofdletter, ten minste één kleine letter en ten minste één cijfer. Bij gebruik van Magic Link wordt een eenmalige, tijdgebonden verificatielink per e-mail verstuurd en is geen wachtwoord vereist.
3. Alvorens gezondheidsgegevens worden verwerkt, dient de Gebruiker uitdrukkelijke toestemming te verlenen conform artikel 9 lid 2 sub a van de AVG. Zonder deze toestemming worden geen gezondheidsgegevens verzameld of verwerkt.
4. Workvibez heeft de volgende technische beveiligingsmaatregelen geïmplementeerd:
   • Server-side sessieverificatie en routebeveiliging bij iedere pagina-aanvraag.
   • Row-Level Security (RLS) op databaseniveau, waardoor iedere Gebruiker uitsluitend toegang heeft tot de eigen gegevens.
   • Cryptografisch beveiligde uitnodigingscodes met een geldigheidsduur van 30 dagen.
   • Alle API-routes zijn beveiligd met Bearer-tokenauthenticatie.
   • HTTPS-versleuteling voor data in transit en encryptie van data at rest in de database.
5. De Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van de eigen inloggegevens en dient Workvibez onmiddellijk op de hoogte te stellen van ongeautoriseerd gebruik van het Account.

Artikel 5 – Abonnementen en Plannen

1. De Dienst wordt aangeboden in de volgende abonnementsvormen:
   • Starter: basisfunctionaliteiten voor kleine teams, inclusief geanonimiseerd teamdashboard, RI&E-rapportage, uitnodigingscodes en Magic Link authenticatie voor veilig wachtwoordloos inloggen.
   • Professional: uitgebreide functionaliteiten inclusief afdelingsbeheer, trendanalyses, alerts, AI-gegenereerde actieplannen, en optionele integraties met Slack en Microsoft Teams voor check-in herinneringen en geanonimiseerde teamnotificaties. AI-functionaliteiten vereisen minimaal dit abonnementsniveau.
   • Enterprise: alle functionaliteiten van Professional, aangevuld met custom rapportages, CSV-exportmogelijkheden, SSO-integratie en onbeperkt aantal medewerkers.
2. Werknemers kunnen de Dienst individueel gebruiken middels een gratis proefperiode van 14 dagen.
3. De actuele prijzen en specificaties per abonnementsvorm zijn vermeld op de website van Workvibez. Workvibez behoudt zich het recht voor prijzen te wijzigen, met inachtneming van een kennisgevingstermijn van ten minste 30 dagen.
4. Abonnementen worden maandelijks gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. Betaling geschiedt vooraf.

Artikel 6 – Verplichtingen van de Gebruiker

1. De Gebruiker garandeert dat de bij registratie verstrekte gegevens juist en volledig zijn en zal wijzigingen tijdig doorgeven.
2. De Gebruiker zal inloggegevens strikt vertrouwelijk houden en niet delen met derden. Ieder gebruik van het Account komt voor rekening en risico van de Gebruiker.
3. Het is de Gebruiker niet toegestaan om:
   • de Dienst te gebruiken voor doeleinden die in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden;
   • de technische beveiliging van de Dienst te omzeilen, te doorbreken of te testen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming;
   • geautomatiseerde systemen of software te gebruiken om gegevens van de Dienst te extraheren (scraping);
   • de Dienst te belasten op een wijze die de beschikbaarheid voor andere Gebruikers negatief beïnvloedt;
   • gezondheidsgegevens van andere Gebruikers te achterhalen of te de-anonimiseren.
4. Werkgevers die de Dienst inzetten voor hun organisatie dienen hun Werknemers adequaat te informeren over het gebruik van de Dienst en de verwerking van gezondheidsgegevens.

Artikel 7 – Gezondheidsgegevens en AVG Artikel 9

1. De Dienst verwerkt bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9 van de AVG, te weten gezondheidsgegevens. De verwerking van deze gegevens geschiedt uitsluitend op basis van de uitdrukkelijke toestemming van de Werknemer, conform artikel 9 lid 2 sub a AVG.
2. De volgende gezondheidsgegevens worden verwerkt:
   • Stemmingsscores (1–10)
   • Energieniveaus (1–10)
   • Werkdrukscores (1–10)
   • Slaapkwaliteit (1–10)
   • Slaapuren
   • Stressoren (vrije tekstinvoer met betrekking tot ervaren stressfactoren)
3. De verwerking geschiedt uitsluitend voor de volgende doeleinden:
   • Het verschaffen van persoonlijke welzijnsinzichten en burnoutrisicoscores aan de Werknemer.
   • Het genereren van geanonimiseerde teamstatistieken voor de Werkgever.
   • Het opstellen van RI&E-rapportages op geaggregeerd niveau.
   • Het verbeteren van de AI-modellen op basis van geanonimiseerde datasets.
4. De Werknemer kan de verleende toestemming te allen tijde intrekken. Intrekking van de toestemming leidt tot verwijdering van alle bijbehorende gezondheidsgegevens binnen 30 dagen, conform het recht op vergetelheid (artikel 17 AVG). De Werknemer wordt hier voorafgaand aan het intrekken van de toestemming op gewezen.
5. Workvibez verwerkt gezondheidsgegevens nimmer voor andere doeleinden dan hierboven omschreven en verstrekt deze nimmer aan derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

Artikel 8 – Gegevensbeveiliging

1. Workvibez treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en in het bijzonder gezondheidsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking, conform artikel 32 AVG.
2. De volgende technische maatregelen zijn geïmplementeerd:
   • Server-side middleware voor toegangscontrole bij iedere pagina-aanvraag en API-call.
   • Row-Level Security (RLS) policies op databaseniveau, waardoor datascheiding per Gebruiker wordt gegarandeerd.
   • Security headers waaronder X-Frame-Options, Content Security Policy (CSP), X-Content-Type-Options en Strict-Transport-Security.
   • Auditlogging van alle gevoelige operaties, waaronder het inzien, wijzigen en verwijderen van gezondheidsgegevens.
   • Encryptie van data at rest en data in transit (TLS 1.2+).
   • Hosting bij Supabase met datacentra binnen de Europese Unie, conform de vereisten van de AVG inzake doorgifte van persoonsgegevens.
3. Workvibez voert periodiek beveiligingsbeoordelingen en -verbeteringen door (security hardening) en past de technische maatregelen aan de stand der techniek aan.
4. In geval van een datalek dat een risico vormt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal Workvibez dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na ontdekking, conform artikel 33 AVG, en de betrokken Gebruikers onverwijld informeren, conform artikel 34 AVG.

Artikel 9 – Integraties met Externe Platformen

1. De Dienst biedt de volgende optionele integraties met externe platformen:
   • Magic Link authenticatie (Starter en hoger): wachtwoordloos inloggen via een eenmalige, tijdgebonden verificatielink per e-mail. Er worden hierbij geen wachtwoorden opgeslagen of verwerkt.
   • Slack-integratie (Professional en hoger): koppeling met Slack voor het versturen van check-in herinneringen en geanonimiseerde teamnotificaties naar een Slack-kanaal.
   • Microsoft Teams-integratie (Professional en hoger): koppeling met Microsoft Teams voor het versturen van check-in herinneringen en geanonimiseerde teamnotificaties naar een Teams-kanaal.
2. Alle integraties zijn volledig optioneel en worden uitsluitend geactiveerd op uitdrukkelijk verzoek van de Werkgever of Gebruiker. Integraties kunnen te allen tijde worden gedeactiveerd.
3. Bij gebruik van de Slack- en Microsoft Teams-integraties worden geen individuele gezondheidsgegevens, welzijnsscores, stemmingsscores, stressoren of andere persoonsgegevens met deze externe platformen gedeeld. De integraties versturen uitsluitend:
   • Functionele herinneringsteksten (bijv. “Tijd voor je dagelijkse check-in”).
   • Geanonimiseerde teamnotificaties op geaggregeerd niveau, zonder dat individuele Werknemers identificeerbaar zijn.
4. De Werkgever is verantwoordelijk voor het informeren van Werknemers over het gebruik van deze integraties binnen de organisatie. De activering van integraties heeft geen gevolgen voor de rechten van de Werknemer op grond van de AVG.
5. Workvibez garandeert dat het gebruik van integraties geen impact heeft op de verwerking, beveiliging of bescherming van persoonsgegevens en gezondheidsgegevens. De integraties functioneren als uitgaand berichtenkanaal en hebben geen leestoegang tot gegevens binnen de Dienst.

Artikel 10 – Intellectueel Eigendom

1. Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Dienst, waaronder maar niet beperkt tot de software, ontwerpen, algoritmen, AI-modellen, teksten en grafisch materiaal, berusten uitsluitend bij Workvibez of diens licentiegevers.
2. De Gebruiker verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk gebruiksrecht op de Dienst voor de duur van de overeenkomst.
3. AI-gegenereerde inhoud, waaronder trendanalyses, risicoscores en aanbevelingen, wordt door Workvibez verstrekt met een adviserend karakter. De Gebruiker mag deze inhoud gebruiken voor interne bedrijfsdoeleinden, maar is niet gerechtigd deze te publiceren of commercieel te exploiteren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Workvibez.
4. De Gebruiker behoudt het eigendom van de door hem of haar ingevoerde gegevens en heeft het recht deze gegevens te exporteren.

Artikel 11 – Aansprakelijkheid

1. De AI-analyses, risicoscores en aanbevelingen die door de Dienst worden gegenereerd, hebben uitsluitend een ondersteunend en informatief karakter. Zij vormen geen vervanging voor professioneel arbo-advies, bedrijfsgezondheidszorg of medisch advies.
2. Workvibez is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit beslissingen die geheel of gedeeltelijk zijn gebaseerd op AI-gegenereerde analyses of aanbevelingen.
3. Werkgevers dienen AI-gegenereerde rapportages en inzichten te allen tijde te beschouwen als ondersteunend materiaal en deze te betrekken bij, maar niet te gebruiken als vervanging van, de verplichte RI&E en het Plan van Aanpak conform de Arbowet.
4. De totale aansprakelijkheid van Workvibez is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Workvibez heeft betaald.
5. Workvibez is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen.

Artikel 12 – Beschikbaarheid en Onderhoud

1. Workvibez streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van de Dienst, maar garandeert geen ononderbroken toegang. De Dienst wordt aangeboden op basis van “best effort”.
2. Workvibez is gerechtigd de Dienst tijdelijk buiten gebruik te stellen ten behoeve van onderhoud, updates of beveiligingsverbeteringen. Workvibez zal zich inspannen dergelijk onderhoud buiten kantooruren te plannen en Gebruikers vooraf te informeren.
3. Workvibez is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van (tijdelijke) onbeschikbaarheid van de Dienst, ongeacht de oorzaak daarvan.

Artikel 13 – Beëindiging

1. De Gebruiker kan het Account te allen tijde opzeggen via de instellingenpagina van de Dienst of door contact op te nemen met Workvibez.
2. Bij beëindiging van het Account worden alle persoonsgegevens en gezondheidsgegevens van de Gebruiker verwijderd conform het recht op vergetelheid (artikel 17 AVG), tenzij een wettelijke bewaarplicht zich hiertegen verzet.
3. De Gebruiker heeft het recht om voorafgaand aan de verwijdering van het Account de eigen gegevens te exporteren. Workvibez stelt hiertoe een exportfunctionaliteit beschikbaar.
4. Workvibez behoudt zich het recht voor een Account op te schorten of te beëindigen indien de Gebruiker in strijd handelt met deze Algemene Voorwaarden, zonder dat Workvibez gehouden is tot enige schadevergoeding.
5. Bij beëindiging van een Werkgeversaccount worden uitsluitend de geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens verwijderd. De individuele Werknemersaccounts en bijbehorende gegevens blijven intact, tenzij de Werknemer zelf tot verwijdering overgaat.

Artikel 14 – Toepasselijk Recht en Geschillen

1. Op deze Algemene Voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Workvibez en de Gebruiker is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Algemene Voorwaarden of het gebruik van de Dienst zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.
3. Alvorens een geschil aan de rechter voor te leggen, zullen partijen zich inspannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

Artikel 15 – Wijzigingen

1. Workvibez behoudt zich het recht voor deze Algemene Voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen voor inwerkingtreding aan de Gebruiker medegedeeld via e-mail of een notificatie binnen de Dienst.
2. Indien de Gebruiker niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, heeft de Gebruiker het recht het Account te beëindigen voordat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.
3. Voortgezet gebruik van de Dienst na inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden geldt als aanvaarding van de wijzigingen.

Artikel 16 – Contact

Voor vragen over deze Algemene Voorwaarden of de Dienst kunt u contact opnemen met: